나는 현재 한 중장비 건설기계 회사에서 프로젝트 제품기획과 프로젝트 관리 업무를 담당하고 있다. 이전에는 자동차 관련 업계에서 차량 개발 프로젝트의 설계개발 업무를 다년간 경험하다 전직 결심, 그 이후 한 외국계 기업에서 **대형 건설 프로젝트에 주요 기기를 납품하는 프로젝트 관리자(PM)**로 일하면서 다양한 프로젝트와 사람을 경험했었다.
프로젝트 관리를 위해 PMP 자격증도 취득했고, 다양한 이론서를 참고하며 실무에 적용해 나가고 있지만 관심과 궁금증은 늘 생겨나고 있다. PMBOK으로 대표되는 프로젝트 이론은 중요한 가이드라인이지만, 실제로 일하면서 체감하는 부분은 또 다르다고 느낀다. 그래서 프로젝트 기획에 관심이 많은 사람들, 특히 취업준비생들에게 도움이 될 수 있도록 내가 매일 경험하고 있는 사례들 그리고, 여러 산업군에서 다양한 프로젝트를 진행하면서 쌓은 경험을 바탕으로, 오늘은 프로젝트 기획과 관리에 대해 이야기해보려 한다.
프로젝트란 무엇인가?
우선 프로젝트란 무엇인지부터 살펴보자. 많은 사람들이 프로젝트라는 단어를 자주 접하지만, 그 정확한 정의에 대해서는 헷갈려 할 수 있다. 쉽게 말해 프로젝트란 특정 목표를 달성하기 위해 한정된 시간과 자원을 사용하여 수행하는 일련의 활동을 말한다. 프로젝트는 시작과 끝이 분명하고, 결과물을 창출하는 것이 목표다.
예를 들어, 이집트의 피라미드 건축은 역사상 가장 오래된 프로젝트 중 하나로 꼽힌다. 피라미드는 거대한 규모와 엄청난 자원을 투입해 특정 목표(파라오의 무덤)를 위해 수행된 대표적인 프로젝트이다. 이 프로젝트는 수십 년에 걸쳐 이루어졌고, 각 과정에서 수천 명의 인력이 동원되었으며, 자원 관리가 필수적이었다.
또 하나의 예로 맨해튼 프로젝트를 들 수 있다. 맨해튼 프로젝트는 제2차 세계대전 중에 핵무기를 개발하기 위해 진행된 대규모 프로젝트로, 수많은 과학자와 기술자가 협력하여 성공적으로 목표를 달성한 사례이다. 이 프로젝트는 방대한 기술적 지식과 시간 관리, 자원 할당이 필요했던 프로젝트의 대표적 예시이다.
이처럼 일상적인 반복 작업과는 달리, 프로젝트는 특정한 목표가 있고 시간 내에 완료해야 하는 것이 특징이다.
프로젝트가 아닌 것들
프로젝트와 혼동될 수 있는 업무나 활동들도 많다. 하지만 모든 업무가 프로젝트는 아니다. 예를 들어, 회사에서 일상적으로 반복되는 업무는 프로젝트에 해당하지 않는다. 대표적인 예로, 마감일 전 전표 처리나 주간 일지 작성이 있다. 이런 작업들은 반복적이고 지속적인 활동으로, 명확한 시작과 끝이 없다. 이들은 특정한 목표 달성을 위한 것이 아니라 일상적인 운영을 위한 필수적인 활동이다.
또한, 시간과 자원이 특정되지 않은 활동들도 프로젝트가 아니다. 예를 들어, "신규 고객 확보를 위한 장기적인 마케팅 활동"은 하나의 목표를 달성하기 위해 오랜 기간 동안 진행되는 활동이지만, 명확한 시간 제한이나 자원 할당이 없다면 프로젝트로 보기 어렵다. 목표가 구체적이지 않거나 시간과 자원이 유연하게 변경되는 활동은 프로젝트의 정의와 맞지 않는다.
프로젝트는 특정한 시작과 끝, 정해진 자원과 시간을 바탕으로 명확한 목표를 달성해야 하며, 이러한 요소가 없다면 그것은 일상적인 업무나 기타 활동으로 볼 수 있다.
프로젝트 기획의 중요성
프로젝트 기획은 프로젝트 성공의 핵심 단계이다. 여기서 기획이란 프로젝트의 목표를 설정하고, 그 목표를 달성하기 위한 구체적인 계획을 세우는 과정을 말한다. 구체적인 목표 설정과 세부 계획이 없다면 프로젝트는 쉽게 방향을 잃고 말기 쉽다.
기획 과정에서는 다음과 같은 요소들이 중요하다:
- 목표 설정: 프로젝트의 최종 목적과 성과를 명확히 정의한다.
- 자원 할당: 시간, 예산, 인력 등 프로젝트에 필요한 자원을 분배한다.
- 일정 관리: 각 작업을 언제까지 완료할 것인지 세부 일정을 수립한다.
이 과정이 명확하지 않다면 프로젝트가 지연되거나, 예산 초과 문제 등이 발생할 가능성이 높다.
프로젝트 실패 사례: 예산과 일정 관리 실패
실제로 프로젝트 관리의 중요성을 보여주는 역사적인 실패 사례들도 있다. 대표적으로 영국의 에든버러 트램 프로젝트가 있다. 이 프로젝트는 2007년에 시작되어 2011년에 마무리될 예정이었지만, 수많은 문제들로 인해 3년 이상 지연되었으며, 예산이 2배 이상 초과되는 사태가 발생했다. 이로 인해 천문학적인 비용이 소요되었으며, 도시 교통 혼란은 수년간 지속되었다. 이 사례는 초기 기획 단계에서 목표 설정과 자원 할당, 위험 관리가 제대로 이루어지지 않았던 결과로 분석된다.
또한, 덴버 국제공항의 자동 수하물 처리 시스템 프로젝트도 기획 실패의 대표적 사례이다. 덴버 국제공항은 효율적인 수하물 처리 시스템을 구축하기 위해 자동화 프로젝트를 추진했지만, 기획 단계에서의 자원 관리와 기술적 리스크를 과소평가한 탓에 3년 이상의 지연과 수억 달러의 추가 비용이 발생했다. 결국 프로젝트는 목표대로 완수되지 못하고, 더 단순한 시스템으로 대체되었다.
이 두 사례는 프로젝트 기획의 중요성을 극명하게 보여준다. 프로젝트가 성공하기 위해서는 철저한 목표 설정과 세부 계획, 그리고 위험 요소들을 충분히 고려한 자원 관리가 필수적이다.
프로젝트의 시작
프로젝트는 승인권자의 승인이 완료되면 즉시 착수된다. 보통 초기 상품 기획 또는 영업부서에서 검토된 결과물을 인계받아 본격적인 프로젝트가 시작된다. 이 시점에서 프로젝트 관리자의 업무도 함께 시작된다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 착수 단계부터 팀과 긴밀한 협력을 통해 자원을 배치하고, 일정과 목표를 세밀하게 조율하며 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 돕는다.
실제 업무에서는 초기 기획팀과 영업부서가 함께 프로젝트 착수를 위한 사전 준비를 진행하는 경우가 많다. 이 단계에서 충분한 준비가 이루어지면, 프로젝트 관리자는 인계받은 산출물과 초기 검토 내용을 바탕으로 프로젝트의 방향성과 목표를 명확히 파악하게 된다. 이러한 사전 협력 과정은 프로젝트 착수 시 리소스를 줄이는 효과를 가져올 뿐만 아니라, 프로젝트의 목표와 진행 배경을 명확히 이해하게 되어 일의 진행이 훨씬 수월해진다.
특히, 프로젝트 시작 단계에서의 협력과 준비는 일정 준수와 자원 관리에서 큰 차이를 만들어낸다. 프로젝트가 계획대로 진행되지 않는 경우, 대부분은 이러한 초기 협력 과정이 부족했기 때문에 발생하는 문제이다.
전문용어 설명: PMP란 무엇인가?
여기서 한 가지 중요한 용어를 짚고 가자. PMP는 Project 관련 자격증 중 하나로써, PMP는 Project Management Professional의 약자로, 전 세계적으로 인정받는 프로젝트 관리 전문가 자격증이다. **PMI(Project Management Institute)**에서 인증하는 이 자격증은 프로젝트 관리에 대한 전문 지식과 경험을 검증하는 기준으로 사용된다.
간단히 말해, PMP 자격증은 프로젝트 관리에 있어 표준화된 절차와 **베스트 프랙티스(최적 사례)**를 잘 알고 있다는 것을 의미한다. 취업준비생이라면 PMP 자격증에 도전해 보는 것도 좋은 선택이 될 수 있다. (물론 자격증이 없어도 관련 계통 취업 및 업무 수행에 문제가 있다고 생각되지는 않는다. 다만 경험 상 약 50%정도는 취업 전후 취득하고 있다고 생각된다. )
프로젝트 관리의 첫걸음
프로젝트 관리의 시작은 목표 설정과 기획에서부터 출발한다. 기획 단계가 얼마나 철저하게 이루어졌는지에 따라 프로젝트의 성패가 좌우된다고 해도 과언이 아니다. 실무에서 느끼는 것이지만, 준비가 철저하지 않으면 실행 단계에서 많은 문제를 마주하게 된다.
프로젝트 기획 단계에서 고려해야 할 몇 가지 핵심 요소는 다음과 같다:
- 이해관계자 파악: 프로젝트에 영향을 미치는 모든 사람이나 조직을 식별하고, 그들의 기대를 관리한다.
- 위험 관리: 프로젝트 중 발생할 수 있는 잠재적 문제들을 미리 파악하고 대비한다.
- 성과 측정: 프로젝트가 진행되는 동안 계획대로 진행되는지 확인하기 위해 측정 가능한 성과 지표(KPI)를 설정한다.
요약과 결론
프로젝트 기획의 중요성과 성공적인 프로젝트 관리를 위해 꼭 기억해야 할 핵심 사항들을 표로 요약하면 다음과 같다.
항목내용
| 프로젝트 정의 | 특정 목표를 달성하기 위해 한정된 시간과 자원을 사용하여 수행하는 일련의 활동 |
| 프로젝트 기획의 중요성 | 목표 설정, 자원 할당, 일정 관리 등으로 프로젝트 성공을 위한 필수 단계 |
| 실패 사례 | 에든버러 트램 프로젝트(지연 및 예산 초과), 덴버 국제공항 자동 수하물 처리 시스템(기술 리스크 과소평가로 실패) |
| PMP 자격증 | 전 세계적으로 인정받는 프로젝트 관리 전문가 자격증, 표준화된 절차와 최적 사례를 배우는 기회 |
| 프로젝트의 시작 | 승인 후 즉시 착수, 초기 기획팀과 영업부서에서의 협력과 검토 과정을 통해 리소스 최적화 및 진행 방향 명확화 |
전문용어 요약
- 프로젝트: (명확한 시작과 끝이 있는) 특정 목표 달성을 위한 한정된 시간과 자원을 사용한 활동.
